Digitale dossiers: Een fluitje van een cent voor de overheid!
Overheidsorganisaties beheren enorme hoeveelheden digitale documenten. Vaak slingeren belangrijke stukken rond in e-mails, op persoonlijke schijven of in Teams zonder duidelijke structuur. Dit veroorzaakt stress, beveiligingsrisico’s en problemen met wetgeving.
De oplossing? Een naadloze Office 365-integratie met zaaksysteem Rx.Enterprise van Roxit. Hiermee archiveer je documenten veilig en conform de Archiefwet en AVG, terwijl je bedrijfsvoering efficiënter wordt!
De rommelige realiteit: Waarom digitale opslag misgaat
Collega’s slaan documenten op waar het uitkomt, wat leidt tot:
E-mailinboxen: Belangrijke besluiten blijven verborgen, wat naleving van de Archiefwet bemoeilijkt.
Persoonlijke schijven: Kennis verdwijnt bij vertrek van medewerkers.
Team Drives: Vaak een “documentenjungle” zonder duidelijke versiebeheer.
Deze aanpak creëert chaos en brengt grote risico’s met zich mee.
De gevaren: Waarom actie nu nodig is!
Cruciale digitale documenten buiten een gecontroleerd systeem opslaan, is riskant:
Archiefwet-conformiteit: Duurzame toegankelijkheid en vindbaarheid zijn niet gegarandeerd. Authenticiteit is twijfelachtig.
AVG-risico’s: Zwakke informatiebeveiliging en ontoereikend toegangsbeheer vergroten de kans op datalekken. Het afhandelen van inzage- of verwijderingsverzoeken wordt een nachtmerrie.
Chaos en kennisverlies: Dubbel werk, versiebeheerproblemen, geen audit trail en verlies van waardevolle kennis bij vertrek van medewerkers.
De slimme oplossing: Rx.Enterprise + Office 365-integratie!
Geen paniek! Centraliseer en beheer al je documenten in het zaaksysteem Rx.Enterprise. Door dit te integreren met je vertrouwde Office 365-applicaties (o.a. Word, Excel, Outlook), til je digitaal documentbeheer naar een hoger niveau.
Rx.Enterprise: Het digitale hart. Dit systeem maakt zaakgericht werken eenvoudig. Alle informatie rond een specifieke zaak (o.a. klacht, subsidie, vergunning) komt samen. Voordelen:
Zaakgericht documentbeheer: Overzicht en context.
Gecentraliseerde, veilige opslag: Met rollen- en rechtenbeheer.
Versiebeheer: Altijd de meest recente versie en traceerbare geschiedenis.
Metadata en classificatie: Verbeterde vindbaarheid en compliance.
Automatische vernietigingstermijnen: Essentieel voor archivering en AVG.
De kracht van Office 365-integratie: Je medewerkers werken met bekende tools, terwijl documenten compliant in Rx.Enterprise belanden:
Operationele efficiëntie: Sla documenten direct op vanuit Office, archiveer e-mails vanuit Outlook. Metadata wordt automatisch ingevuld. Kennisverlies is verleden tijd.
Minder risico’s: Volledige Archiefwet- en AVG-compliance. Documenten met persoonsgegevens zijn veilig. Datalekken worden drastisch verminderd.
Conclusie: Kies voor een slimme, veilige overheid!
Met Rx.Enterprise van Roxit en een intelligente Office 365-integratie haal je een krachtige en toekomstbestendige oplossing in huis. Je collega’s blijven vrolijk werken op hun vertrouwde manier, terwijl jouw organisatie zeker is van centrale, conforme en veilige opslag van alle belangrijke digitale documenten. Door deze slimme aanpak minimaliseer je risico’s, optimaliseer je de bedrijfsvoering én voldoe je aan alle wettelijke verplichtingen. Dat is pas écht essentieel voor een betrouwbare en transparante overheid!
Meer weten over onze Office-integratie met Rx.Enterprise?
Microsoft Teams en Rx.Enterprise: Een ijzersterk duo voor de overheid
De pandemie heeft Microsoft Teams onmisbaar gemaakt voor de Nederlandse overheid, van ministeries tot waterschappen. Hoewel Teams uitstekend is voor samenwerking, is het geen archiefsysteem voor langetermijn documentbeheer. Dagelijks wordt veel informatie in Teams gedeeld, zoals chats en documenten. Goed informatiebeheer is cruciaal voor compliancy, zoals de Archiefwet, en efficiënte bedrijfsprocessen.
Rx.Enterprise versus Microsoft Teams: De ideale documentstrategie?
Kiest u voor Rx.Enterprise, Microsoft Teams, of juist de perfecte combinatie van beide? Voor formele en juridisch belangrijke documenten, waarbij nauwkeurige naleving van wet- en regelgeving cruciaal is, biedt ons zaaksysteem Rx.Enterprise significante voordelen ten opzichte van Microsoft Teams.
Efficiëntieverbeteringen door koppeling met DataMask – Rx.Enterprise
Wij informeren u graag over een mogelijke nieuwe ontwikkeling die uw organisatie aanzienlijke efficiëntieverbeteringen kan bieden. Roxit en DataMask hebben de intentie om een koppeling te realiseren tussen het zaaksysteem Rx.Enterprise en DataMask. Daarmee kunnen uw medewerkers op een efficiënte en betrouwbare wijze persoonsgegevens anonimiseren.
Rx.Enterprise & Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)
De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv), welke ingaat op 1 januari 2026, regelt dat burgers en bedrijven hun zaken die ze met de overheid moeten doen, digitaal kunnen afhandelen. Zij krijgen daarmee het recht om officiële berichten, zoals aanvragen voor vergunningen en bezwaarschriften, elektronisch aan het bestuursorgaan te zenden. Daarnaast verbetert hun rechtspositie in het digitale contact met de overheid.
Succesvolle afronding ICT-Beveiligings-assessment DigiD Rx.Enterprise en Roxit Platform
Overheidsinstanties die gebruikmaken van DigiD voor authenticatie zijn verplicht om jaarlijks hun beveiliging onder de loep te laten nemen en dat betekent dat wij weer flink aan de bak mochten. Het beveiligingsassessment controleert onder andere onze software, hosting en procedures op basis van veiligheidsnormen, opgesteld door het National Cyber Security Centre. Dit jaar is opnieuw bevestigd dat we voldoen aan álle eisen!