Blog Digitale dossiers: Een fluitje van een cent voor de overheid!
Overheidsorganisaties beheren enorme hoeveelheden digitale documenten. Vaak slingeren belangrijke stukken rond in e-mails, op persoonlijke schijven of in Teams zonder duidelijke structuur. Dit veroorzaakt stress, beveiligingsrisico’s en problemen met wetgeving.
De oplossing? Een naadloze Office 365-integratie met zaaksysteem Rx.Enterprise van Roxit. Hiermee archiveer je documenten veilig en conform de Archiefwet en AVG, terwijl je bedrijfsvoering efficiënter wordt!
De rommelige realiteit: Waarom digitale opslag misgaat
Collega’s slaan documenten op waar het uitkomt, wat leidt tot:
- E-mailinboxen: Belangrijke besluiten blijven verborgen, wat naleving van de Archiefwet bemoeilijkt.
- Persoonlijke schijven: Kennis verdwijnt bij vertrek van medewerkers.
- Team Drives: Vaak een “documentenjungle” zonder duidelijke versiebeheer.
Deze aanpak creëert chaos en brengt grote risico’s met zich mee.
De gevaren: Waarom actie nu nodig is!
Cruciale digitale documenten buiten een gecontroleerd systeem opslaan, is riskant:
- Archiefwet-conformiteit: Duurzame toegankelijkheid en vindbaarheid zijn niet gegarandeerd. Authenticiteit is twijfelachtig.
- AVG-risico’s: Zwakke informatiebeveiliging en ontoereikend toegangsbeheer vergroten de kans op datalekken. Het afhandelen van inzage- of verwijderingsverzoeken wordt een nachtmerrie.
- Chaos en kennisverlies: Dubbel werk, versiebeheerproblemen, geen audit trail en verlies van waardevolle kennis bij vertrek van medewerkers.
De slimme oplossing: Rx.Enterprise + Office 365-integratie!
Geen paniek! Centraliseer en beheer al je documenten in het zaaksysteem Rx.Enterprise. Door dit te integreren met je vertrouwde Office 365-applicaties (o.a. Word, Excel, Outlook), til je digitaal documentbeheer naar een hoger niveau.
Rx.Enterprise: Het digitale hart. Dit systeem maakt zaakgericht werken eenvoudig. Alle informatie rond een specifieke zaak (o.a. klacht, subsidie, vergunning) komt samen. Voordelen:
- Zaakgericht documentbeheer: Overzicht en context.
- Gecentraliseerde, veilige opslag: Met rollen- en rechtenbeheer.
- Versiebeheer: Altijd de meest recente versie en traceerbare geschiedenis.
- Metadata en classificatie: Verbeterde vindbaarheid en compliance.
- Automatische vernietigingstermijnen: Essentieel voor archivering en AVG.
De kracht van Office 365-integratie: Je medewerkers werken met bekende tools, terwijl documenten compliant in Rx.Enterprise belanden:
- Operationele efficiëntie: Sla documenten direct op vanuit Office, archiveer e-mails vanuit Outlook. Metadata wordt automatisch ingevuld. Kennisverlies is verleden tijd.
- Minder risico’s: Volledige Archiefwet- en AVG-compliance. Documenten met persoonsgegevens zijn veilig. Datalekken worden drastisch verminderd.
Conclusie: Kies voor een slimme, veilige overheid!
Met Rx.Enterprise van Roxit en een intelligente Office 365-integratie haal je een krachtige en toekomstbestendige oplossing in huis. Je collega’s blijven vrolijk werken op hun vertrouwde manier, terwijl jouw organisatie zeker is van centrale, conforme en veilige opslag van alle belangrijke digitale documenten. Door deze slimme aanpak minimaliseer je risico’s, optimaliseer je de bedrijfsvoering én voldoe je aan alle wettelijke verplichtingen. Dat is pas écht essentieel voor een betrouwbare en transparante overheid!
Meer weten over onze Office-integratie met Rx.Enterprise?
De kracht van de combinatie: Rx.Enterprise en Microsoft Teams: Hoewel Microsoft Teams een waardevol hulpmiddel is voor actieve samenwerking en documentbeheer binnen projecten, biedt Rx.Enterprise de essentiële functionaliteiten voor formele, langdurige en conforme archivering. Steeds meer organisaties ontdekken de ideale strategie: Microsoft Teams voor de dynamische werkfase en Rx.Enterprise voor de veilige en gestructureerde archivering na afronding. Goed nieuws! De Microsoft Teams integratie met Rx.Enterprise is nu beschikbaar. Ontdek hoe u de kracht van beide systemen optimaal benut voor een efficiënte en conforme documenthuishouding.