Rx.Enterprise versus Microsoft Teams: De ideale documentstrategie?
Kiest u voor Rx.Enterprise, Microsoft Teams, of juist de perfecte combinatie van beide? Voor formele en juridisch belangrijke documenten, waarbij nauwkeurige naleving van wet- en regelgeving cruciaal is, biedt ons zaaksysteem Rx.Enterprise significante voordelen ten opzichte van Microsoft Teams.
Waarom Rx.Enterprise essentieel is voor formele archivering:
Gegarandeerde compliance:
Rx.Enterprise is specifiek ontwikkeld voor archivering conform wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet. Het waarborgt de authenticiteit, integriteit en onveranderlijkheid van uw documenten dankzij geavanceerde audit trails, fraudebestendig versiebeheer en procedures voor veilige vernietiging na de wettelijke bewaartermijn. In tegenstelling hiermee is Microsoft Teams primair ontworpen voor samenwerking en mist het deze gespecialiseerde functies voor langdurige juridische houdbaarheid.Optimale structuur en organisatie:
Rx.Enterprise creëert een heldere, gestructureerde omgeving waarin documenten logisch worden gearchiveerd binnen de context van specifieke zaken of processen. Dankzij uitgebreide metadata zijn alle relevante documenten eenvoudig en snel terug te vinden, zelfs na lange tijd. Binnen Microsoft Teams, waar documenten vaak team- of kanaalgebonden zijn, kan na verloop van tijd een onoverzichtelijke structuur ontstaan, wat het zoeken naar oudere documenten bemoeilijkt.Geavanceerde beveiliging en toegangsbeheer:
Rx.Enterprise biedt robuuste beveiligings- en toegangsbeheermogelijkheden, nauw afgestemd op de gevoeligheid van formele documenten. Toegang wordt strikt gereguleerd op basis van rollen en bevoegdheden, met gedetailleerde logging van alle acties. De beveiliging in Microsoft Teams is primair gericht op teamcollaboratie en biedt minder specifieke opties voor de langetermijnbescherming van archiefwaardige documenten tegen ongeautoriseerde toegang of wijziging.Krachtige metadata en zoekfunctionaliteit:
Rx.Enterprise is ontworpen met uitgebreide mogelijkheden voor het toevoegen en beheren van metadata, zoals documenttype, datum, betrokken partijen en bewaartermijn. Dit resulteert in een aanzienlijk nauwkeurigere en efficiëntere zoekervaring, zelfs als de exacte zaak niet meer bekend is. Microsoft Teams biedt beperktere metadata-opties, waardoor het zoeken voornamelijk afhankelijk is van de inhoud of bestandsnaam, wat minder effectief kan zijn in een omvangrijk archief.Naadloze workflow en procesintegratie:
Rx.Enterprise integreert met uw bestaande workflows en bedrijfsprocessen, waardoor documenten automatisch en correct worden gearchiveerd na afronding van een zaak of proces. Dit minimaliseert de kans op fouten en vergeten archivering. Hoewel Microsoft Teams workflow-mogelijkheden via Power Automate biedt, is de integratie met formele archiveringsprocessen minder direct.
De kracht van de combinatie: Rx.Enterprise en Microsoft Teams: Hoewel Microsoft Teams een waardevol hulpmiddel is voor actieve samenwerking en documentbeheer binnen projecten, biedt Rx.Enterprise de essentiële functionaliteiten voor formele, langdurige en conforme archivering. Steeds meer organisaties ontdekken de ideale strategie: Microsoft Teams voor de dynamische werkfase en Rx.Enterprise voor de veilige en gestructureerde archivering na afronding. Goed nieuws! De Microsoft Teams integratie met Rx.Enterprise is nu beschikbaar. Ontdek hoe u de kracht van beide systemen optimaal benut voor een efficiënte en conforme documenthuishouding.